工時表 · 出糧
工時表,毋須再人手抄入出糧系統
員工在系統填工時,版面與貴公司現用的紙本工時表相同;主管與財務在畫面上簽核;每個出糧週期匯出一個檔案——而不是三十張簽了名、要人逐張重新輸入的紙。
同一個出糧週期,不必再抄一次
系統做到甚麼
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就是貴公司那張表,搬上畫面
工程編號、客戶、合約、工作描述,以及逐日的工時表格——版面與工友現時填的那張相同。毋須學一套新格式。
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時數自動計出來
填開始與結束時間,總時數與星期幾自動填好。一按即可鋪滿整個週期的每一日。假期由清單選取,不用手寫。
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錯誤在填寫時就攔住
一日 25 小時、漏填收工時間,遞交前直接攔截。超出政策的加班、超出結餘的假期,則標示給審批人——而不是出糧當日才發現。
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兩級審批,全程留底
先主管、後財務。審批鏈由管理員設定,所以無人可以自選審批人,亦無人可以批自己的工時表。審批人可用電郵連結,或直接在系統的待批清單處理。
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改單瞞不過審批人
要修改已遞交的工時表,必須先撤回,而撤回會清走已給予的批核——一個批核只對應被批核的那個版本。已批核的工時表則凍結,只有管理員可以註銷,並須填寫原因。
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三種匯出,刻意分開
單張工時表(貴公司的紙本版面);全體員工逐日工時(供核對與存檔);以及出糧檔案——只包含已批核、單一出糧週期的工時,確保無人被出兩次糧,亦不會就無人簽核的工時出糧。
適合哪些公司?
凡是員工仍用紙本或試算表寫工時、再由人手抄入系統的公司——地盤與工程、外勤服務、輪班、判頭與散工。週薪、雙週薪、月薪只是一個設定,毋須重做系統。
是否要換走現有會計軟件?
不需要。系統站在出糧流程的前端:負責收集與審批工時,再交出一個乾淨的檔案。至於直接對接 Xero 等出糧系統,取決於貴公司的地區與方案,我們會與您一同評估,而非事先承諾。
所有動作都有紀錄
每一次遞交、撤回、審批、刪除與匯出,都連同「誰」與「何時」記錄在案。亦沒有東西會真正消失——被刪除的工時表會從所有清單與匯出中隱去,但仍保留在資料庫,以備日後審核或爭議。
如何落地
- 01
給我們看現時那張表
一通簡短通話,加一份貴公司現用的工時表。那張表就是規格——我們不會要求您先改變做事方式。
- 02
看見它變成自己的表
我們在系統重現貴公司那張表,交給您一個可以實際點擊試用的版本:您的工程編號、您的出糧週期、您的審批鏈。
- 03
並行運作一個週期
團隊在系統填一個真實的出糧週期,同時出糧照舊照原本方式做。您比對兩邊,滿意才切換。
- 04
正式推行,再逐步延伸
全面推行。直接對接出糧系統、逐個工程的成本報表等,留待基本功發揮價值之後才做。
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