流程自動化
每星期重複做的工序,交給系統自動完成
流程自動化,是把對帳、處理訂單、整理報表、在不同系統之間搬數據等重複的辦公室工序,按您同意的規則交由系統自動執行。對大部分香港中小企而言,這並不需要更換現有系統——我們把您已在使用的 Excel、會計軟件、網店與 WhatsApp 接駁起來。
中小企最常自動化的工序
對帳
把銀行、FPS 及網店收款,自動與會計軟件內的發票配對,只標示對不上的項目。
訂單與庫存
網店或 WhatsApp 的新訂單,自動轉成送貨單並更新庫存,毋須輸入兩次。
每週及每月報表
銷售、庫存或財務報表由來源數據自動生成,並按時電郵派發,不用人手拼湊。
系統之間搬數據
表格、POS、試算表與會計系統自動保持同步,沒有人需要在中間複製貼上。
發票與文件
供應商發票與收據自動讀取(OCR)並預備入數,人手只需檢查例外情況。
客戶查詢
WhatsApp 常見問題即時自動回覆,其他查詢連同對話紀錄轉交同事處理。
一個流程值不值得自動化?三個問題
- 1
是否每星期都要做?
每季才做一次的工作,自動化很少回本;每日或每週都做的,通常值得。
- 2
規則是否清楚?
若能一步步教識新同事,系統亦能照做。若每次都要判斷,就自動化準備工作,決定仍交給人。
- 3
出錯會否損失金錢?
付錯款、漏單、報表遲交——這些正是自動化最快見到回報的地方。
用甚麼工具?
我們先用您已經付費的工具——會計軟件、網店平台、Microsoft 365 或 Google Workspace 內建的自動化功能與 API。不足之處,再使用 Power Automate、Google Apps Script、Make 或 Python,以及官方 WhatsApp Business Platform。我們不綁定任何供應商,建立的一切均屬於貴公司。
會無聲停止的自動化,比沒有更差
我們建立的每一個自動化都會記錄運行情況——沒有如期運行時,會即時通知您。您當天就會知道,而不是到月底數字出錯才發現。
如何落地
- 01
免費評估
20 分鐘傾談該流程,交付最值得著手的機會及大約可節省的時間。
- 02
固定報價
開工之前,議定一個範圍、一個價格。
- 03
建置並並行運作
一般需時 2 至 6 星期。自動化與人手方式同時運作,直至結果吻合。
- 04
交付與支援
為團隊提供書面操作說明,開啟失敗通知,並可選擇每月支援。
收費
- 自動化一個流程 例如收款對帳、訂單轉送貨單,或定時報表。視乎涉及多少個系統。
- HK$15,000 – 40,000
- 整合多個數據來源的儀表板 把銷售、庫存或財務數據整合成一個自動更新的畫面。
- HK$20,000 – 60,000
- 自訂工具或內部系統 當現成軟件都不切合貴公司的做事方式時。
- HK$50,000 起
- 每月支援 監察運行、在接駁的系統改版時修正,以及小型改進。
- 每月 HK$5,000 起
以上為參考價(港幣)。確認範圍後,我們會報一個固定價格——您接受報價之前,不收取任何費用。
想要現成方案?
我們的電子工時表系統,是為仍要把工時表重新輸入出糧系統的公司而設的現成自動化方案。
常見問題
- 中小企做流程自動化要多少錢?
- 自動化單一流程,大多介乎 HK$15,000 至 HK$40,000,視乎要接駁多少個系統。我們會在免費評估後、開工之前,報一個固定價格。
- 需要多長時間?
- 一個流程一般需時兩至六星期,當中包括自動化與人手方式並行運作、讓您比對結果的時間。
- 需要更換會計軟件或現有系統嗎?
- 通常不需要。我們接駁您已在使用的系統。若某個系統無法接駁,我們會在評估階段、您付款之前清楚說明。
- 資料安全嗎?
- 自動化盡量在貴公司自己的帳戶內運行;未經您明確同意,客戶及財務資料不會傳送至第三方 AI 服務。
- 日後出問題怎麼辦?
- 每個自動化在未能運行時都會通知您。修正工作包括在每月支援之內;若不需要支援計劃,亦可按次報價。
與我們交流
描述一下那個流程。
現時人手做的工作、多久做一次、涉及哪些系統。我們會回覆是否值得自動化,以及大約價錢。
WhatsApp +852 5438 2350或直接電郵至 [email protected]